Weiss + Appetito: Erfolgreicher Wechsel in die Google Cloud mit Wabion

2. Feb 2018

Mit der Migration von Drive File Stream zu Google Drive implementierte der in der Schweiz ansässige multinationale Baukonzern Weiss + Appetito G Suite, erhöhte so die Sicherheit und spart mehr als 30% der jährlichen IT-Kosten ein.

„Zusammenfassung aus einem offiziellen Google Blog-Post – Link zum vollständigen Google Blog-Beitrag befindet sich am Ende des Artikels.“

Die Unternehmensgruppe Weiss + Appetito wurde 1923 in der Schweiz gegründet und ist seit fast einem Jahrhundert im Bauwesen tätig. Mit weiteren Standorten in Deutschland, Österreich und Frankreich beschäftigt das Unternehmen 500 Mitarbeiter in sechs Geschäftsbereichen.

Um sein vielfältiges, multinationales Team zusammenzubringen, zentralisierte Weiss + Appetito Managementfunktionen wie Finanzen, Marketing und HR in der Schweiz. Als die Mitarbeiter mehr Speicherplatz und mehr Mobilität benötigten, suchte das Unternehmen nach einer Lösung für die Cloud-Kommunikation, die einfach zu verwalten war und große Sicherheit bot.

Mobiler und sicherer

Die Bereitstellung sicherer Kommunikations- und Datenspeicherlösungen kann für verstreute Organisationen eine Herausforderung darstellen. Die bisherige Lösung von Weiss + Appetito hatte Probleme, die Sicherheit mit der gestiegenen Anforderung an Speicherplatz und Mobilität in Einklang zu bringen.

„Die bestehende Umgebung war bereits sehr komplex“, erklärt Oliver Schüttel. „Wir hatten Server für Dateien und Drucker und eine andere Lösung für Remote Desktop Sitzungen. Es war sehr schwer das alles Instand zu halten und auch sehr teuer. Wir haben einen auf Remotearbeitsplätze spezialisierter Anbieter um ein Angebot für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gebeten, das Angebot war viel höher, als wir nur für den Aspekt einer sichereren Umgebung ausgeben wollten.”

Stattdessen wollte Weiss + Appetito eine umfassende Kommunikationsumgebung installieren, die granulare, zentralisierte Verwaltungstools und großartige Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung bereitstellt.

Um die zu erreichen entschied sich Weiss + Appetito für die Google G Suite. Bevor diese jedoch eingesetzt werden konnte, traf ein Angriff die Server des Unternehmens. Als Teil ihrer Reaktion auf den Angriff nutzten Oliver Schüttel und sein Team die Gelegenheit, die Sicherheit der Tools in einem realen Szenario zu testen. “Wir versendeten E-Mails, von denen wir wussten, dass sie bösartige Links oder Dateien enthielten, an die neuen Google Mail-Konten, und sie kamen dort nicht an,” sagt Oliver Schüttel. “Im Gegensatz zu unserer alten Lösung filterte das System sie einfach aus. Das war wirklich beruhigend.” Es war der direkte Beweis einer erhöhten Sicherheit, die Oliver Schüttel und sein Team nun auch auf mobilen Geräten anwenden konnten ohne zusätzliche Software nutzen zu müssen.

“Mit unserer früheren Lösung, konnten Mitarbeiter sich nur über einen PC verbinden,” sagt Oliver Schüttel. „Jetzt können wir Tablets und mobile Geräte nutzen, um von überall auf alles sicher zuzugreifen. Wenn wir vor Ort sind, können wir mithilfe von Google Drive Baupläne ansehen und sofort detaillierte Bilder zur Überprüfung hochladen. In unserem Telekommunikationsbereich müssen wir zum Beispiel Hunderttausende von Bildern über jedes Detail aufnehmen und jetzt können wir sie direkt von einem Mobiltelefon auf Google Drive hochladen, damit der Projektmanager Sie im Büro sofort sehen kann.”

Vollständig verwaltete Cloud mit einfachen täglichen Backups

Als Early-Adaptor von G Suite Drive File Stream hat Weiss + Appetito die Migration aller Dateien von früheren Servern und Systemen auf Google Drive realisiert, nun sind diese von jedem beliebigen Ort aus zugänglich. Als zusätzlichen Schritt sichert Weiss + Appetito täglich Google Drive auf lokalen Servern vor Ort. “Wir machen das nur für uns selbst, nicht weil wir das für nötig halten,” sagt Oliver Schüttel. “Wir verwenden Google Cloud APIs, um jede Nacht alles auf einem Server in der Nähe von Bern in der Schweiz zu sichern. Es ist eine zusätzliche Maßnahme, die wir gerne ergreifen und DriveExport also zusätzliches Produkt macht es uns sehr einfach.”

“Wir haben das gesamte Projekt mit Wabion umgesetzt. Die Zusammenarbeit war ausgezeichnet und sehr professionell,” fügt Oliver Schüttel hinzu. “Wir fühlen uns bei Wabion gut aufgehoben, von den ersten Gesprächen bis zur Einführung hat die Migration zu G-Suite nur zwei Monate gedauert. Wabion hat alle Termine eingehalten und eng mit den Mitarbeitern unseres früheren Anbieters zusammengearbeitet. Jetzt beginnen wir mit einer Reihe von internen Early-Bird-Treffen, bei denen wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeiten der G Suite noch näher bringen.”

Google Sheets steht bei vielen dieser zukünftigen Optimierungen an vorderster Stelle, sei es zur Zentralisierung der vom Unternehmen eingeschätzten Arbeitsaufwände, so dass alle Mitarbeiter jederzeit sehen können, welche Arbeit ansteht oder um Budgets in der  Finanzabteilung zu erstellen. “Anstatt daß je nur eine Person an einer Tabellen arbeiten kann, können wir nun gleichzeitig daran arbeiten und offenere Diskussionen über diese Arbeit führen,” sagt Oliver Schüttel. “Wir sind dadurch sehr viel schneller.” Auch auf individueller Ebene soll Google Tabellen zusammen mit Google Forms verwendet werden, um z.B. den Mitarbeitern das Ausfüllen von Arbeitszeittabellen zu erleichtern.

Von G Suite zur Google Cloud Platform

Durch die Umstellung auf G Suite hat Weiss + Appetito die jährlichen IT-Kosten in der gesamten Gruppe um mindestens 30% gesenkt.. “Man könnte sogar sagen, dass diese Einsparungen weiter steigen,” sagt Oliver Schüttel. “Da der Speicherplatzbedarf immer weiter steigt und wenn wir weiter mit unserem alten Provider arbeiten würden, wären die Kosten viel höher.” Durch den Erfolg des Projekts bestätigt, prüft das Unternehmen auch den weiteren Einsatz der Google Cloud Platform, um die Cloud noch intensiver zu nutzen.

“Wir migrieren unsere Datenbankserver auf die Google Cloud Platform und haben bereits erfolgreich eine Planungsanwendung für spezielle Transporte auf die Plattform migriert,” sagt Oliver Schüttel. “Als Nächstes werden wir unsere ERP-Lösung, unsere Finanz- und HR-Software auf dem Weg zu einer vollständig Server-losen Umgebung in der Google Cloud einführen.”

Official Google Blog post

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