Schatten IT verhindern mit Google G-Suite

6. Jun 2018

Die Gefahren der Schatten – IT

Private Google Nutzung, Dropbox oder iCloud Konten sind in den meisten Unternehmen keine Seltenheit und werden genutzt, wenn die IT selbst keine entsprechenden Möglichkeiten zum Firmen-übergreifenden Datenaustausch anbieten. Doch was passiert eigentlich mit den Unternehmensdaten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Wabion hat sich mit diesem Thema auseinandergesetzt und die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst:

Wo speichern meine Mitarbeiter Daten ab und wie versenden Sie diese?

Viele Endnutzer in Ihrem Unternehmen nutzen die klassischen Cloud Dienste wie Google Drive, OneDrive, iCloud oder Dropbox. Nicht selten werden auch Daten per Facebook oder WhatsApp versendet.

Der Endnutzer geht den einfachsten und vor allem den bequemsten Weg. Er nutzt das, was er auch privat kennt, sofern ihm vom Unternehmen keine Strategie zum schnellen und sicheren Datenaustausch angeboten wird. Firmen investieren viel, um z.B. Festplatten zu verschlüsseln oder USB Ports zu schützen. Der einfachste Weg Daten aus dem Unternehmen zu bekommen, ist unbestritten die einfache Nutzung von Cloud Storage Diensten.

Google Analytics, Google Search Console und Google Adwords?

Fast jedes Unternehmen setzt mit seiner öffentlichen Webseite Google Produkte ein. Jedes Unternehmen hat Accounts zur Verwaltung von Google Analytics, der Google Search Console oder Google Adwords. Hierzu sind zwingend Google Accounts notwendig, welche häufig in einer „Hauruck“ Action von Agenturen und Administratoren erstellt werden. Leider sind diese „privaten“ Google Accounts nicht kontrollierbar und schon gar nicht über Ihr zentrales Authentifizierungssystem administrierbar. Was tun? Wir zeigen Ihnen auf wie Sie kontrolliert mit G Suite diese Accounts einsammeln und unter eine zentrale Kontrolle stellen .. das Beste dabei ist, das kostest Sie gerade mal 40 Euro pro Account und Jahr. Dies wird als Firma um so wichtiger für Sie mit der Einführung der DSGVO.

Was passiert wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Die Gefahr dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und weiterhin im Besitz der Unternehmensdaten ist, ist sehr groß. Kann man einen Benutzer mit einem geschäftlichen Konto einfach sperren, so ist das bei einem privaten Konto nicht möglich. Oftmals werden auch noch geschäftliche E-Mail Adressen verwendet, sodass der Benutzer sowohl der Firma, als auch im Namen der Firma erheblichen Schaden anrichten kann..

Was empfehlen wir den Unternehmen dagegen?

Es muss eine Cloud Lösung angeboten werden, welche die User kennen und somit auch gerne nutzen. Wir empfehlen Google G-Suite mit Google Drive. Der große Vorteil der Google G-Suite ist, dass sie sich nahtlos in Ihre vorhandene IT Infrastruktur integriert und dass Sie z.B. in der Business Variante (Google G-Suite Business) unbegrenzten Speicher haben und zudem beim Anlegen Ihrer Domain alle Konten mit Ihrer @ihrunternehmen.de Adresse einsammeln können. Somit bereinigen Sie zum einen die Schatten-IT und zum anderen geben Sie den bestehenden Mitarbeitern die Chance,  Dokumente schnell und einfach mit anderen, über Unternehmensgrenzen hinweg, zu teilen.

Gerne zeigen wir Ihnen auf, wie Sie z.B. G-Suite mit Ihrem Microsoft Active Directory verbinden, um so das Benutzermanagement weiterhin zentral an einer Stellen durchführen zu können.


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