Success Story: Ferrum AG

Punktlandung: Wabion rüstet Ferrum für das länderübergreifende Home Office

8. Juni 2020

 

Die Dosenverschliesser und Zentrifugen der Ferrum AG dienen als Basis für unzählige Endprodukte in unterschiedlichsten Wirtschaftsbranchen wie der Getränke-, Lebensmittel- und Pharmaindustrie. Der Maschinenbauer beliefert die ganze Welt und beschäftigt rund 800 “Ferrumianer” an Standorten in der Schweiz, Deutschland, Polen, USA, Indien, China und Brasilien.

Das 1917 gegründete Schweizer Familienunternehmen steht für Flexibilität und Kundennähe. Bei der Fortsetzung der globalen Erfolgsgeschichte spielt die nahtlose Zusammenarbeit zwischen den eigenen Niederlassungen, Landesvertretungen und Tochterfirmen eine zentrale Rolle.

Challenge

Damit der internationale Ausbau nicht an seine Grenzen stösst, muss sich die IT stets mit dem Unternehmen weiterentwickeln. Darum entschied sich Ferrum nach einer Evaluation, die Kollaborationslösung G Suite (G Mail, Google Docs, Google Tabellen etc.) von Google Cloud an den Schweizer Standorten und in ausländischen Tochterfirmen einzuführen. Google Cloud Premier Partner Wabion unterstützte Ferrum dabei, folgende Herausforderungen zu meistern:

  • Verschiedene Standorte und verschiedene IT-Systeme; wie lässt sich G Suite reibungslos integrieren?
  • Wie werden über 500 Mitarbeiter in mehreren Ländern zu überzeugten G Suite Users?
  • Wie gestaltet sich das optimale Vorgehen, insbes. die Rolle des Managements?

 

Solution

G Suite steigert durch “real-time collaboration” – Users können Dokumente gleichzeitig bearbeiten und sämtliche Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar – die Produktivität und hebt sich von anderen Lösungen ab. Die Kollaborationslösung von Google Cloud liefert von Notizenmanagement bis Datensicherung alle Bereiche einer Office Suite:

  • Create: Textverarbeitung mit Google Docs, Kalkulation mit Google Tabellen etc.
  • Connect: G Mail, Google Kalender, Google-Meet für Videokonferenzen etc.
  • Access: Google Drive für die Datenablage, Google Cloud Search etc.
  • Control: Google Vault und andere Applikationen zur Datensicherung

Wabion hat für diverse Kunden (u.a. Allianz, Kaeser Kompressoren, Tx Group) anspruchsvolle G Suite Migrationen erfolgreich begleitet. Um mehr als 500 Mitarbeiter von Ferrum in der Schweiz und in ausländischen Tochterfirmen optimal auf den Wechsel vorzubereiten, entschied sich Ferrum auf Ratschlag von Wabion für ein Vorgehen in zwei Etappen: das Deployment von G Mail und Google Kalender als G Suite Steckenpferde kamen im ersten Abschnitt zum Zug, die Datenablage mit Google Drive sowie die Implementierung von Google Docs, Google Tabellen etc. im zweiten Teil. In beiden Etappen übernahm eine zentrale Stelle die Koordination, um das länderübergreifende Deployment möglichst reibungslos ans Ziel zu bringen.

Auf Basis der Google Best Practices und der eigenen Expertise entwickelt Google Cloud Premier Partner Wabion stets eine auf die Kundenbedürfnisse abgestimmte Deployment-Strategie. Die gleichzeitige Migration von über 500 Ferrum Mitarbeiter in mehreren Ländern folgte einer bewährten Projektmethodik:

Planning / Design
  • Planung des Projekts
  • Technische Konzeption der Lösung
  • Vorbereitung des Change Managements

 

Phase Core IT
  • Migration des Projektteams und eines Teils der IT
  • Fokus auf Testing und Validierung
  • Mailflow Dual Delivery und anschliessend Split Delivery

 

Phase Early Adopters
  • Migration von 5-10% der Belegschaft aus allen Bereichen
  • Training dieser Nutzer als Supporter während Global Go-Live
  • Testen von Kommunikation und Training am Beispiel der Early Adopters
  • Mailflow Split Delivery

 

Global Go-Live
  • Migration aller Benutzer auf ein gemeinsames Datum
  • Intensive Kommunikation, um Organisation vorzubereiten und positiv auszurichten
  • Breite Angebote für Trainings

 

Support
  • Support nach der Migration
  • Erste intensive Phase wenige Tage nach der Migration, anschliessend schnelle Beruhigung

Der bewährte Ansatz gab für beide Etappen (zuerst G Mail/ Google Calender, dann Google Drive) den Takt an. Wabion übernahm das Zepter nicht nur für die “Work Streams” Projektmanagement und Beratung/ Support im technischen Bereich, sondern auch für Change Management und Training. Die Motivation (Excite), Information (Enable) und Instruktion (Expand/ Embed) der Mitarbeiter spielt bei jedem IT-Systemwechsel eine tragende Rolle.

Von ebenso grosser Bedeutung ist bei einer gleichzeitigen Migration in mehreren Ländern die lokale Präsenz. Während Wabion in der Schweiz und Deutschland mit eigenen Mitarbeitern stets mit Rat und Tat zur Stelle war, mandatierte Wabion in Polen den Google G Suite Partner Buenacloud für die Trainings während den Phasen “Early Adopters” und “Go Live”.

Benefits

Unmittelbar vor den Lockdowns wegen dem Coronavirus in ganz Europa ging die länderübergreifende G Suite Implementierung von Ferrum über die Bühne. Über 500 Mitarbeiter waren somit gerade rechtzeitig für das Home Office gerüstet. Die Expertise von Wabion sowie die reibungslose Kollaboration mit Ferrum ermöglichten diese Punktlandung:

“Gerade rechtzeitig für die grosse Home-Office-Welle waren unsere Mitarbeiter dank Wabion mit G Suite optimal eingerichtet. Mit Google Meet sprang die Anzahl Videokonferenzen von 0 auf 800 pro Woche. Generell macht sich die erhöhte Kollaboration und der verstärkte Austausch der internationalen Standorte bemerkbar.”
Roger Leimer, CIO Ferrum

Die pünktliche Umsetzung ist das Resultat aus einer Mischung aus technischer Expertise und einer massgeschneiderten Vorgehensweise; Wabion hat die Google Best Practices nicht einfach umgesetzt, sondern auf die spezifischen Bedürfnisse von Ferrum abgestimmt. Neben den Standorten in der Schweiz und Polen setzen in der Zwischenzeit auch Ferrum Mitarbeiter in Indien und den USA auf die G Suite.

Durch die enge Zusammenarbeit mit Wabion entdeckte Ferrum zusätzliches Digitalisierungspotential und liess von Wabion zwei Webapplikation für Mitarbeiter und Lieferanten auf Basis von Google Cloud Firebase entwickeln.

“G Suite war für uns wie ein Eintrittsticket in die Welt der Web-Applikationen und in die Cloud. Dank dem schlagkräftigen Team und der umfassenden Cloud-Expertise von Wabion konnten wir gleich zwei kleinere Projekte umsetzen und die gewünschten Anforderung als Web-Anwendungen lösen. Mit den diversen Bausteinen der Google Cloud sind die Möglichkeiten beinahe endlos – wir stehen erst am Anfang dieser Reise und werden dabei tatkräftig von Wabion unterstützt.”
Roger Leimer, CIO Ferrum

Make it fast, make it smart, make it together. Das Motto der G Suite gilt für die ganze Google Cloud. Zusammen mit einem erfahrenen Partner können internationale Marktführer wie Ferrum ihre digitale Transformation in die richtige Spur bringen.