Meeting vs. Videokonferenz – das gilt es zu beachten

13. März 2020

Aufgrund der aktuellen Lage und es Ausnahmezustandes, der durch die Pandemie ausgelöst wurde, rückt die Thematik des Home Office immer weiter in den Fokus.

 

Arbeitgeber, die bereits ihre Systeme auf Cloud basiert haben, können hier flexibler reagieren und den Alltagsbetrieb gut am Laufen halten, während andere sich ärgern, nicht früher reagiert zu haben und nun mit erheblichen personellen Ausfällen kalkulieren müssen.
Alltägliche Arbeiten am Computer oder einem anderen Endgerät bleiben unverändert – ob man dafür nun im Büro oder Zuhause sitzt. Was sich massgeblich ändert hingegen, sind jene Interaktionen, die sonst persönlich stattfinden würden. Hier kommen nun Videokonferenzen ins Spiel.

Viele Anbieter dieser Lösungen haben bereits auf die Lage reagiert. So bietet Google Cloud seinen G Suite-Kunden beispielsweise über eine Dauer von 3 Monaten kostenlosen Zugriff auf alle Funktionen seiner Videokonferenz-Lösung Meet. Allerdings muss mit der Nutzung dieser Systeme auch die Arbeitsweise angepasst werden, da uns somit nur noch zwei unserer Sinne, Gehör und Sicht, zur Verfügung stehen – und auch das teils eingeschränkt.

Welche sind also die Hauptpunkte, die ein reguläres Meeting und eine Videokonferenz unterscheiden? Worauf sollte man besonders achten, wenn die Produktivität nicht leiden soll?

 

Technische Voraussetzungen sicherstellen

Um eine dedizierte Software auf seinem Endgerät muss man sich bei Google Meet schon einmal nicht sorgen, da es lediglich einer Internetverbindung und einem Browser bedarf. Auch Externe, die selbst über kein Google-Konto verfügen, können sich auf diese Weise problemlos einwählen.

Darüber hinaus sind es eher die kleinen Sachen, die einem Beine stellen: Quelle Sprachein- und Ausgabe über Computer oder Headset, ausreichende Internetverbindung und Stromversorgung, Einstellung der Computer-integrierten Kamera oder Webcam. All dies sind zwar nur kurze Handgriffe, können in der Summer aber viel Zeit zu Anfang einer Videokonferenz kosten.

 

Pünktlichkeit

Und somit kommen wir auch direkt zu unserem nächsten Punkt: Pünktlichkeit. Diese wird zwar auch bei einem normalen Meeting vorausgesetzt, gewinnt im Rahmen einer Videokonferenz aber noch einmal an Wichtigkeit. Sorgen Sie dafür zeitig – mit entsprechend getesteten technischen Einstellungen – in der Videokonferenz zu erscheinen. Während man im Büro einen der fehlenden Kollegen noch auf dem Weg in die Küche gesehen hat, um sich eben noch einen Kaffee zu holen, kann man bei einer Videokonferenz nicht sicher sagen, wer der Teilnehmer tatsächlich anwesend sein wird. Das Warten auf verspätete Kollegen kostet alle Beteiligten unnötig Zeit. Sollten Sie – auch kurzfristig – gar nicht an einem geplanten Termin teilnehmen können, nehmen Sie sich die paar Sekunden, diesen noch abzusagen, damit die anderen darüber informiert sind.

 

Inhalte strukturieren und kondensieren

Wie bereits erwähnt, stehen uns weniger Sinne zur Verfügung. Dazu schauen wir unseren Meeting-Partnern nicht ins Gesicht, sondern auf einen Bildschirm, bei dem kein richtiger Augenkontakt aufgebaut werden kann und oftmals der Eindruck entsteht, man schaue aneinander vorbei. Hierbei fällt es nachgewiesen erheblich schwerer, die Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum aufrecht zu erhalten.

Eine klare Struktur ist hier ausschlaggebend. Dokumente und Informationen, die für die Vorbereitung auf die Videokonferenz wichtig sind, sollten in jedem Fall vorher bereitgestellt werden, so dass jeder zielgerichtet Input liefern kann. Wer die G Suite nutzt, weiss dass die Links zum Beitritt in einen Meet im entsprechenden Kalendertermin befindet. Hier bietet sich beispielsweise an, auf den Termin bezogene Dokumente im unteren Beschreibungstext zu verlinken, so dass jeder darauf zugreifen kann.

Zudem sollte vor dem Termin feststehen, wer diesen moderiert und welcher Teilnehmer welchen Beitrag zu leisten hat. Die Inhalte sollten sich auf Wesentliche und somit ein Minimum beschränken. Ebenfalls ist es wichtig, sich sprachlich in möglichst einfacher Sprache und kurzen Sätzen zu äussern und am Ende gerne auch in einem Satz noch einmal zusammenzufassen. Wir wissen alle, dass die Internetverbindung zeitweise instabil sein kann, oder die Technik anderweitig nicht immer 100% zuverlässig ist. Diese Störungen von wenigen Sekunden sind besser zu Überbrücken und Lücken logisch besser zu füllen, wenn Inhalte sprachlich nicht unnötig aufgebauscht werden.

 

Videokonferenzen sinngerecht einsetzen

Mit den genannten Punkten in der Struktur und der klaren Aufgabenverteilung, sollten Sie zumindest schon einmal vermeiden können, dass Teilnehmer dieser Videokonferenz Opfer des Multitasking werden, sprich nebenbei andere Arbeiten verrichten oder E-Mails beantworten.

Dies ist nicht bloss der schwindenden Konzentration geschuldet. Häufig sitzen in Videokonferenzen viel zu viele Teilnehmer, von denen einige fehl am Platz sind, dies merken und sich nebenher anderweitig beschäftigen. Diese Ineffizienz sollte man sich sparen und gezielt nur Leute einladen, die auch einen produktiven Beitrag leisten können.

Daraus ergeben sich auch zwei verschiedene Ansätze für eine Videokonferenz: produktiv vs. informativ. Soll etwas besprochen oder entschieden werden, muss die Anzahl der Teilnehmer sehr gering gehalten werden, damit jeder Zeit genug hat, seine Meinung zu äussern. Dies ist in grossen Gruppen nicht möglich. Eine Videokonferenz mit mehr Leuten sollte lediglich aufgesetzt werden, wenn eine Person etwas bekanntgeben oder über etwas informieren möchte. Andernfalls bietet es sich eher an, im kleinen Rahmen getroffene Entscheidungen später einfach schriftlich weiterzugeben.

 

Unabhängig von alldem, ist es natürlich wichtig, dass alle Teilnehmer – besonders unternehmensintern – über eine gemeinsame technische Lösung verfügen und diese auch beherrschen. Wenn Sie gerne mehr über die G Suite und Google Meet erfahren möchten, oder eine individuelle Einweisung in die richtige Handhabung benötigen, sprechen Sie uns gerne an!

 

Außerdem möchten wir Ihnen in diesen Zeiten natürlich Hilfsmittel mit an die Hand geben, damit Sie Google Meet bestmöglich nutzen können:

Kurzanleitung zur Einwahl in ein Google Meet (DE)

Google Meet Quickstart (EN)

Google Meet Kurzanleitung zur Einwahl Externer (Ihrer Kunden und Arbeitspartner) ohne Google-Account